テレワークを円滑に進められるベストなツールはこれで決まり!3種類ご紹介|2020

テレワークを円滑に進められるベストなツールはこれで決まり!3種類ご紹介|2020 その他

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響による緊急事態宣言は解除されましたが、テレワークを継続する企業はまだまだ多いです。

テレワークのための新しいツールにもすでに慣れたころかと思いますが、
「長期化するならいま一度、ベストなツールを選定し直してもいいのではないか」
と考えている人もいらっしゃるのではないでしょうか。

でも、テレワークに最適なツールを調べても「10選」「20選」など選択肢が多すぎ、結局どれを選択したらいいかわからない!
(実際調べてみて筆者もそうでした.……)

今回は3月初めから早々にテレワークを始めた経験をもとに、使えるツールをご紹介します。
独断と偏見ですが、弊社にはもともとテレワークメンバーもいたので、説得力はあると思いますよ!

テレワークに必要な3つの環境整備

今さらかもしれませんが、あらためて整理すると、円滑なテレワークには

・WEB会議ができる環境

・クラウドで情報共有ができる環境

・コミュニケーションをとれる環境

この3つの環境整備が必要です。

WEB会議とクラウドの情報共有は説明するまでもありませんが、テレワークが長引くとポイントになってくるのがコミュニケーション面。

会社にいれば仕事の合間にお話をしたり、近況の報告をしたりすることもあると思います。

でもテレワークだと一人で仕事をしているので、なんとなく不安になったり淋しくなったりすることもあるでしょう。

特に一人暮らしの人は他人とのコミュニケーションが極端に減るので、メンバー同士がコミュニケーションを取れる環境は意外と重要です。

では、テレワークに最適なツールを紹介していきますね

 WEB会議ができる環境

Chatwork(チャット・音声通話・ビデオ通話)

Chatworkは主にチャット(文字)で情報交換や情報共有やコミュニケーションを取るツールです。
ただ、チャットだけではなく通話機能やタスク管理機能もあるのでこのツールだけでほとんどカバーできます!

チャット機能

チャット機能は文字でやりとりする機能で、メールよりも会話の履歴を追うのが簡単です。
ファイルの添付もできるので、簡単にいうとビジネス用のLINEですね。

ただ、LINEと大きく異なるのは「既読」機能がないことです。チャットを読んでも「既読」はつきません。
但し、「了解」「ありがとう」などの「リアクション」機能があるので、読んだことを取り急ぎ伝えたいときにも活用できます。
LINEでいうとスタンプのような機能ですね!
またLINEと同様、個人チャットだけでなくグループを作成することもできます。

通話機能

「ビデオ通話」「音声通話」の2種類あります。
筆者の会社では、社内の打ち合わせや取引先の方々との打ち合わせや商談に利用しています。

画面共有の機能もあるので資料を映して説明することもできます。

タスク管理機能

タスク管理機能は「タスク内容」「担当者」「期限(時間)」の割り当てができます。
チャットの内容をそのままタスク化することもできるので、備忘録としても便利ですよ!

弊社では、期日を少し早めに設定してリマインダー的に使っています。
タスクは一覧で確認できますし、他の人に割り当てたタスクは「完了」ボタンのワンクリックで担当者に知らせることもできて便利です。

Google Meet(音声通話・ビデオ通話)

GoogleMeetはGsuiteのユーザーのみが利用できる機能でしたが、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響でテレワークが増えていることから2020年4月29日からGoogleアカウントを持っているユーザー全員が無料で使えるようになりました。

チャットワークにもWEB会議機能はあるのですが、10人以上となるとかなり動作が重くなったため、筆者の会社では大人数で会議する際はGoolgeMeetを使っています。

クラウドで情報共有ができる環境

クラウド情報共有ツールを使うと、最新版の資料を関係者全員で共有できます。
メールやチャットワークで添付するとバージョン違いのファイルが複数できてしまいますが、クラウドで共有すると認識違いや二重管理を防げます。

Googleドライブ

弊社ではGoogleに関する仕事をしていたので全員がGoogleアカウントを保有しています。

そこで共有に便利なGoogleドライブを選定しました。

弊社に限らずGoogleのサービスを使い慣れている人が多いので他社の方と共有も簡単です。

無料と有料の違い

Googleドライブは無料で手軽に始められます。

容量も1アカウントあたり15GBまで無料なので、画像や動画を扱わない業種であれば十分でしょう。

Googleドライブの有料プランは「Google One」というサービス名で、料金表はこちらです。

画像出典:https://one.google.com/u/3/storage?i=m&utm_source=drive&utm_medium=web&utm_campaign=widget_normal (Goolge公式)

ただ、ビジネスで使うのであれば、Googleドライブだけを有料版にするよりも「GSuite」を契約するほうがいいでしょう。

GSuiteとは?

「メール」、「WEB会議」、「資料作成」、「クラウド共有」など仕事に必要なものが全てまとまっているキットのようなサービスです。

それがお手軽な金額で利用できます。Gsuiteの料金表がこちらです。

画像出典:https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/pricing.html (Google公式)

「Business」プランにすると何と言ってもGoogleドライブの容量が無制限で利用ができるのが魅力です!

データ利用が多い会社だとすごくありがたいですよね。弊社でも「Business」プランを契約しています。画像や動画のやり取りが多いのですごく助かっています。

Googleカレンダー(スケジュール管理ツール)

データや資料だけでなく、誰がいつ外出するか、いつ打ち合わせがあるかがすぐわかるようにスケジュールを共有することも大切です。
会社にいれば不在が一目でわかりますが、テレワークではよりクラウドでの共有が必須ですね。

スケジュールを共有できることで離れていても連絡するタイミングを調整したり、取引先の方から連絡があった場合に別の担当者が対応して滞りなく業務を進めたりといったことがスムーズに行えます。

弊社では以前は別のツールを使っていたのですが、Googleドライブの容量拡張のためにGSuiteにしたタイミングでスケジュール管理ツールをGoogleカレンダーに一本化しました。

スケジュールを入れる際にGoogleMeetの会議室URLを発行できたり、共有の設定(情報の開示範囲の設定)が簡単にできたりとすごく便利です!

コミュニケーションをとれる環境

最後は、コミュニケーションのためのツールのご紹介です。

DISCORD(チャット・音声通話・ビデオ通話)

DISCORDは無料で利用できるので、手軽に使えるツールです。

画面共有も含め備えている機能はチャットワークと同じなので打ち合わせにも使うのですが、弊社ではコミュニケーションツールとして活躍しているのでこのカテゴリでご紹介します。

弊社での活用方法

チャットワークはメンバーを決めてグループを作りますが、DISCORDはチャットルームだけを用意し、出入り自由です。

開いていれば誰でも使える会議室のようなものなので、弊社ではフリー(休憩スペースのイメージ)、会議室#1、会議室#2、会議室#3というチャットルームを用意しました。

会社にいると気軽に話をすると思いますが、テレワークだと家で一人なので、心細くなることもありますよね。
フリーはそんなときにちょっとした雑談をするための休憩スペースのイメージです。
フリーで雑談しながら仕事をすることもあります(笑)

また、音声通話時はマイクのアイコンが反応して誰が話しているかわかりやすいので、チャートワークの音声通話よりも便利です。

ビデオ通話は新機能

今までは音声通話のみでしたが、4月中旬にビデオ通話機能が実装されて顔を見ながら話せるようになりました。

ただ、弊社がDISCORDを導入したタイミングではなかった機能なので、弊社ではビデオ通話での打ち合わせはチャットワークやGoogleMeet、音声通話での打ち合わせはDISCORDという感じでなんとなく定着しています。

まとめ

テレワークに必要な「WEB会議ができる環境」「情報共有ができる環境」「コミュニケーションをとれる環境」3つの環境についてお話してきました。

「Chatwork」、「GSuite」があれば基本テレワークができます。

ただ、メンバーと気軽にコミュニケーションを取るために導入した「DISCORD」が筆者の会社では非常に評判が良かったです。

今後「withコロナ」でテレワークを継続する企業も増えてくると思いますので是非参考にしてみてください!