紙も印鑑も不要で、保管場所にも困らず、即日の契約成立も可能。
いったん電子契約サービスを利用し始めると、紙の時代には戻れなくなりますよね。
弊社も2017年6月から業界トップのクラウドサインを利用してきたのですが、4年目の契約満了を機にGreat Sign（グレートサイン）に乗り換えました。
契約書をクラウドに保管してもらっていることもあり、乗り換え作業は非常に慎重に行いました。
今回は、その作業手順と注意点をまとめます。
電子契約サービスの乗り換え手順
電子契約サービスを乗り換えるにあたって気を付けるべきは、
- 電子契約を利用できない期間が発生しないようにすること
- クラウドに保管している電子契約書を誤って消さないこと
- 二重に発生する料金が少なくなるようにすること
です。
弊社では念のため1ヶ月のみ二重に契約し、下記の手順で作業しました。
- 現サービスの契約期間の確認
- 現サービスに保管している契約書をダウンロード
- 新サービスの契約
- 新サービスに保管したい契約書をアップロード
- 現サービス解約
※2.と3.は逆でも構いません。
注意点①無駄なコストを抑えよう
電子契約サービスの乗り換え理由はさまざまですが、「できるだけコストを抑えたい」というのはみな同じ。
- 現サービス解約に伴い発生する違約金
- 新サービスに乗り換えることによるコストカット
の額を踏まえ、トータルの支出が最少になるタイミングで乗り換えるようにしましょう。
「解約の申し出は1ヶ月前まで」といったルールのあるサービス会社もあるので、解約にあたっての条件を見落とさないよう注意してください。
注意点②契約書のダウンロードはお早めに
締結済の契約書をクラウドに保管できる電子契約サービスは多いですが、解約するとなんとしても避けたいのが、クラウドに保管してある契約書が消えてしまうこと。
自社でバックアップを取っていない場合は、万が一のミスを避けるためにも解約を決めたらすぐダウンロードしてください。
弊社が電子契約サービスを乗り換えた理由
弊社はクラウドサインを4年間使ったあと、5年目にグレートサイン（Great Sign）に乗り換えました。
4年の間により安いサービスやより利便性の高いサービスが登場していることに気づいて他社サービスと比較し、
- 支払う料金が安くなる
- 基本料金内で紙の契約書や他社サービスの契約書をインポートできる
- 基本料金内で権限設定や上長承認が使える※
という部分にメリットを感じてグレートサインを選んだ次第です。
料金に関しては誤差の範囲だったのですが、
- コロナ禍でフルリモートワークになり、紙の契約書の保管場所に困っていた
- 社員数が増え、権限設定や承認フローの必要性が生じたこと
という2つの課題を解決してくれる点が決め手でした。
電子契約サービスは進化している！
電子契約サービスの会社が急増する中で、そのサービス内容はどんどん進化しています。
現サービスに大きな不満がなくても、他社サービスと比べることで「こんな機能欲しかった！」と、自社の隠れた課題やニーズに気づくかもしれません。
慎重さが求められる電子契約サービスの乗り換えはなかなか大変でしたが、作業自体はさほど大変ではないので、一度チェックしてみてもいいと思います。
但し、気を付けたいのが「そもそも契約書としての効力があるサービスかどうか」という点。電子契約書が法的効力を持つには「本人による署名であること」「改変が行われていないこと」の双方が保証されないといけないのですが、それを満たしていないサービスも存在します。
乗り換え先を探す際の大前提として、この部分は漏れなく確認するようにしてください。
